Digital Transformation เป็นคำที่ได้ยินบ่อยมาก แต่ก็ทำให้เป็นจริงยากมาก และจากสถานการณ์วิกฤตโควิด-19 ที่ทุกภาคส่วนต่างได้รับผลกระทบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ วิถีชีวิตประจำวันที่ต้องเปลี่ยนไป ภาคธุรกิจเองก็ต้องปรับตัวอย่างจริงจังเพื่อความอยู่รอดถึงแม้ประเทศไทยจะสามารถควบคุมการแพร่ระบาดได้อย่างดี แต่วิกฤตในด้านธุรกิจยังคงอยู่ ซึ่งในองค์กรขนาดใหญ่ก็ต้องปรับแผนธุรกิจลดการลงทุน ลดค่าใช้จ่ายลงเพื่อทำให้ธุรกิจไปรอดได้ ในภาวะวิกฤตนี้ Digital Transformation จะตอบโจทย์หรือไม่
กองบรรณาธิการอินทาเนียได้มีโอกาสเข้าพูดคุยกับ นวลลดา สิริศรีศักดิ์ อดีตประธานรุ่น วศ.30 นิสิตเก่าจากภาควิชาวิศวกรรมอุตสาหการ ปัจจุบันดำรงตำแหน่ง Managing Partner บริษัท BE Concept ซึ่งมีความชำนาญการด้านการพัฒนาระบบ การจัดการระบบไอที และนำเทคโนโลยีทันสมัยเพื่อเข้ามาสร้างประสิทธิภาพให้แก่องค์กร
BE Concept ได้จัดทำ Platform BE Work ให้กลุ่มบริษัท BE Petrothai และสามารถสร้างให้ Platform นี้เป็น Virtual Workplace ที่ตอบรับวิกฤตโควิดได้สำเร็จ นับเป็น Digital Platform ทันสมัยที่เปิดโอกาสให้พนักงานทำงานได้จากทุกที่เสมือนทำงานที่สำนักงานแม้ปัจจุบันพนักงานจะกลับเข้าทำงานที่ทำงานได้ตามปกติแล้ว แต่ Platform นี้กลับกลายเป็นมาตรฐานการทำงานของกลุ่มบริษัท BE Petrothai นับเป็นหนึ่งในการทำ Digital Transformation ในธุรกิจขนาดกลาง (SMEs) ที่ส่งผลให้คู่ค้าระดับเวิลด์คลาสยอมรับและสามารถร่วมแก้ปัญหาหลายปัญหาที่เกิดระหว่างการล็อกดาวน์ที่ผู้เชี่ยวชาญ ไม่สามารถเดินทางมาประเทศไทยได้
นวลลดา กล่าวถึงลักษณะธุรกิจว่า BE Concept เป็นหนึ่งในกลุ่มบริษัท BE Petrothai ซึ่งเป็นตัวแทนผู้ผลิตอุปกรณ์เครื่องจักรเทคโนโลยีชั้นสูงในอุตสาหกรรมปิโตรเลียมและปิโตรเคมี และรับจัดการทางวิศวกรรม การซ่อมบำรุงให้คำแนะนำด้านการจัดการอะไหล่คงคลังตลอดอายุการใช้งาน (Equipment Life Cycle) กลุ่มบริษัทประกอบด้วย บริษัท Petrothai จำกัด บริษัท inCyam จำกัด บริษัท PTC Petrothai Corporation จำกัด บริษัท BE Consulting Group จำกัด และบริษัท BE Concept จำกัด
แล้ว BE Work Platform นี้มีที่มาอย่างไร มีการใช้งานอย่างไร.. เราจะมาหาคำตอบกัน…
นวลลดา ได้เล่าให้ฟังถึงการเริ่มพัฒนา Platform BE Work ว่า เมื่อช่วงต้น พ.ศ. 2562 จากการประชุมร่วมกันของผู้บริหารของกลุ่มบริษัทก็ได้ข้อสรุปว่า การทำ Digital Transformation เป็นเรื่องจำเป็นเพื่อให้ก้าวทันการเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมธุรกิจเพราะทุกธุรกิจอาจถูก Disrupt ได้ทุกเมื่อถ้าไม่รีบปรับตัว เป้าหมายการเปลี่ยนแปลงคือให้การทำงานของกลุ่มบริษัทอยู่ใน Digital Platform ทั้งหมด เพื่อความรวดเร็วในการส่ง-รับข้อมูล เอกสาร การเข้าถึงรายงานแบบ Real Time ของผู้บริหาร การตัดสินใจที่ทำได้รวดเร็ว และการเชื่อมต่อการทำงานกับต่างประเทศ
เมื่อได้ข้อสรุปร่วมกันในกลุ่มบริษัทแล้ว BE Concept ได้ออกแบบระบบโดยสร้างเป็น Digital Platform และพัฒนา Application ต่าง ๆ จนได้เป็นระบบปฏิบัติการที่ใช้ชื่อว่า BE Work ซึ่งได้เปิดตัวอย่างเป็นทางการและเริ่มใช้งานในวันที่ 18 มกราคม 2563 ที่ผ่านมา
BE Work เป็น Platform ที่รวมเครื่องมือในงานทำงานที่สำคัญ 3 ส่วนเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงและปฏิบัติงานได้เสมือนอยู่ที่ทำงาน ได้แก่
01 Working Area
เปรียบเสมือนพื้นที่ทำงาน ที่มีส่วนประกอบสำคัญคือ
• Workflow Management เปรียบเหมือนโต๊ะทำงาน ที่แต่ละคนตรงไปจัดการงานใน Work Station ของตัวเอง โดยจัดการเส้นทางการทำงานของทุก ๆ คนในองค์กร และสร้าง Work Station ในการทำงานที่ต่อเนื่องกัน ให้แต่ละคนเข้าไปทำงานในแต่ละกิจกรรม และส่งต่อข้อมูลให้แก่ผู้ทำกิจกรรมต่อไป
• Meeting Management เปรียบเหมือนห้องประชุม เพื่อรองรับการประชุม Online ทำให้ผู้ร่วมประชุมเห็นข้อมูลร่วมกัน เสมือนนั่งประชุมในห้อง และสามารถมาค้นหาข้อมูลจากการประชุมได้ในภายหลัง โดยแบ่งส่วนการประชุมเป็น 2 ส่วนคือ
Management Lab เป็นห้องประชุมเพื่อสร้างวิสัยทัศน์ เพื่อใช้ในการพัฒนากระบวนการทำงาน และการพัฒนาสินค้าและบริการ
Team Meeting เป็นห้องประชุมของแต่ละทีมเพื่อวางแผนการทำงานภายในทีม
• File and Folder Management เป็นระบบจัดเก็บเอกสาร เสมือนลิ้นชักและตู้เก็บเอกสารเพื่อให้แต่ละทีมเก็บข้อมูลร่วมกัน
02 Application
เป็นส่วนของ Application Software ที่บริษัทฯ พัฒนาขึ้น เพื่อเป็นเครื่องมือในการทำงาน ทำให้สะดวก รวดเร็วสามารถจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ ที่ไหลเข้ามาได้อย่างเป็นระบบ และลดความผิดพลาด Application เหล่านี้เปิดโอกาสให้มีการส่งผ่านข้อมูลภายในทีมและระหว่างแต่ละทีมได้โดยไม่ต้องส่งอีเมลหรือเอกสารใด ๆ Application สำคัญ ได้แก่
• Boonma เป็น Strategic Maintenance Management Software เป็นหนึ่งในการทำ Digital Transformation ที่สำคัญ เป็นการถอดข้อมูลเครื่องจักรและอุปกรณ์ในโรงงาน จากเอกสารทางวิศวกรรมมาจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลดิจิทัล ทั้งฐานข้อมูลอุปกรณ์และอะไหล่ที่ต้องใช้ในการซ่อมบำรุง เพื่อช่วยในการวางแผนการซ่อมบำรุงและเก็บข้อมูลการซ่อมบำรุงมาวางแผนในครั้งถัดไป โดยสามารถกำหนดระดับความสำคัญของอุปกรณ์ ความถี่ในการซ่อมบำรุง การลดจำนวนสต็อกอะไหล่เมื่อมีรายการที่สามารถใช้ร่วมกันได้เป็นการลดต้นทุนการซ่อมบำรุงได้อย่างมีนัยสำคัญ (QR : อ่านเพิ่มเติม)
• Boonprompt เป็น Resource Management Software เป็น Application เพื่อการจัดการทรัพยากรที่ใช้ในการดำเนินงานทางวิศวกรรม ตั้งแต่การทำ Resource Planning ในทุกกิจกรรม การจัดหา การตรวจรับ การจัดเก็บและการเบิกใช้ ซึ่งเชื่อมต่อกับบัญชีและการเงิน
• BE Counting เป็นระบบบัญชีและการเงิน ซึ่งมีการวางโครงสร้างให้สอดคล้องกับโมเดลของธุรกิจของกลุ่มบริษัท ซึ่งมีลักษณะพิเศษแตกต่างกับระบบทั่วไป เพื่อให้สามารถสะท้อนภาพผลการดำเนินการตามโครงสร้างรายได้โครงสร้างต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ รวมทั้งแสดงสถานะของงานเพื่อให้เกิดการจัดการที่เหมาะสม ทันเวลา
• BEPRO เป็นระบบการขายและการจัดการหลังการขาย ที่สร้าง Workstation ในการทำงานเพื่อแสดงสถานะของงาน และส่งต่องานไปยัง Workstation ถัดไปตั้งแต่การรับความต้องการจากลูกค้า การเสนอราคา การรับใบสั่งซื้อ การนำเข้าสินค้าจากที่ต่าง ๆ พิธีการทางศุลกากร การตรวจสินคาให้พร้อมส่ง การส่งของการวางบิล และระบบการรับประกันสินค้าและการเคลม
03 BE Library
เป็นแหล่งข้อมูลจำเป็นที่ให้ผู้ทำงานสืบค้นและเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว
ประกอบด้วยองค์ความรู้ที่รวบรวมเรียบเรียงเป็นเรื่อง ๆ เช่น ความรู้ทางวิศวกรรมเกี่ยวกับสินค้า ตั้งแต่ความรู้พื้นฐาน การเลือกสินค้าให้เหมาะสม กระบวนการในการผลิตและการนำเข้าสินค้า โดยสามารถนำมาจัดอบรมพนักงานให้เข้าใจในเรื่องต่าง ๆ และไปค้นหาข้อมูลด้วยตนเองได้ในภายหลัง
ความสำเร็จของ BE Work มาจากการนำข้อมูลจากทุกแหล่งมาแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลได้ครบถ้วน และการทำให้ทุกคนสามารถปฏิบัติงานภายใต้ BE Work Platform ได้ทั้งหมด นวลลดากล่าวว่า ด้วยวิสัยทัศน์ของผู้ก่อตั้งที่มุ่งเน้นเทคโนโลยี จึงมีการถอดข้อมูลเป็นดิจิทัลมาอย่างต่อเนื่อง หากไม่มีวิสัยทัศน์นี้และความมุ่งมั่นต่อยอดการเก็บข้อมูล คงไม่สามารถทำให้ BE Work เป็น Virtual Workplace ได้อย่างสมบูรณ์
BE Work ได้เปิดตัวอย่างเป็นทางการและเริ่มใช้งานในเดือนมกราคม 2563 หลังจากทดลองใช้ได้ระยะหนึ่งก็มีเหตุการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 พนักงานจำเป็นต้องทำงานที่บ้านเกือบร้อยเปอร์เซ็นต์ (จึงเป็นความโชคดีที่ Platform นี้สามารถรองรับวิกฤตได้ทันที) นอกจากนั้น ด้วยลักษณะธุรกิจที่เป็นการให้บริการอุปกรณ์ ทางวิศวกรรม การติดตั้งเครื่องจักรหรือการซ่อมแซมเครื่องจักรจำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญมาจากต่างประเทศมาร่วม ทำงานด้วย แต่เมื่อผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้นไม่สามารถเดินทางมาได้ ในขณะที่ลูกค้าจำเป็นต้องเริ่มกระบวนการผลิตจึงเป็นปัญหาที่บริษัทต้องเร่งแก้ไข ในสถานการณ์เช่นนี้ BE Work Platform จึงถูกนำมาใช้อย่างจริง
“ในแต่ละปีจะมีคู่ค้าจากต่างประเทศ ซึ่งเป็นเจ้าของเทคโนโลยีของเดินทางเข้ามาให้บริการแก่ลูกค้าของเราจำนวนมาก แต่เมื่อมีปัญหาการล็อกดาวน์ไม่สามารถเดินทางมาได้ เราก็ได้ใช้ Platform นี้เชื่อมโยงร่วมกันระหว่างเราลูกค้าและคู่ค้า โดยเฉพาะงาน Service ที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญของคู่ค้าในการตรวจสอบการติดตั้ง แต่เมื่อไม่สามารถมาได้ รวมทั้งปัญหาเรื่องโซนเวลาที่แตกต่างกัน จึงต้องแก้ปัญหาโดยการพัฒนาโมเดลในการทำงานร่วมกันวิเคราะห์ความเสี่ยงร่วมกับผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้เห็นภาพตรงกันและสร้างกระบวนการทำงานที่ไม่มีความผิดพลาด ทีมงานต้องทำงานหนักขึ้นแต่สร้างความไว้วางใจให้แก่คู่ค้าและลูกค้า นอกจากนั้นยังเป็นการประหยัดค่าตัวผู้เชี่ยวชาญให้ลูกค้าได้อีกทางหนึ่งด้วย”
เรียกได้ว่าวิกฤตโควิด-19 ครั้งนี้ไม่ใช่จะมีเพียงด้านลบอย่างเดียว แต่ด้วย Platform นี้ ทำให้ได้รับความไว้วางใจและได้รับการถ่ายทอดการทำงานจากผู้เชี่ยวชาญโดยตรง
“ในระบบที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการผลิตในโรงงานปิโตรเลียมและปิโตรเคมี การทำงานที่ผิดพลาดจะเกิดผลกระทบที่เสียหายจำนวนมหาศาลจึงต้องใช้ความละเอียดรอบคอบสูงสุด คำถามหรือข้อสงสัยต่าง ๆ จากคู่ค้าหรือลูกค้า เราต้องนำมาวิเคราะห์แล้วเก็บรวบรวมตอบคำถามและวางแผนปฏิบัติไว้อย่างครบถ้วน”
“การทำงานบน Platform จะช่วยในเรื่องของการทำงานเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะทุกทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ และเป็นข้อมูลที่ตรงกัน ในการทำงานเพียงงานเดียวต้องใช้ทีมงานหลายทีมเพื่อช่วยกันทำงานให้บรรลุตามเป้าหมายได้อย่างสมบูรณ์ นอกจากนั้นยังช่วยลดการเดินทาง เพราะสามารถทำงานร่วมกันได้แม้อยู่คนละที่ การส่งข้อมูลบน Platform ช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถนำข้อมูลตรงนี้ไปใช้ร่วมกันได้ และสามารถทำให้งานนั้นเดินไปตามกำหนดเวลา ไม่ต้องเสียเวลาเพื่อรอข้อมูลจากฝ่ายอื่น ๆ เพราะการทำงานหน้างานนั้นจำเป็นต้องรวดเร็ว ถูกต้อง และครบถ้วน”
“อย่างไรก็ตาม เพียงระบบบริหารดี มี Digital Platform ยังไม่พอสำหรับความไว้วางใจ บริษัทระดับ World Class ระมัดระวังมากเรื่องความโปร่งใสและการปลอดสินบน ซึ่งเราต้องทำเรื่องนี้ก่อนเลย บริษัทระดับนี้มีปรัชญาว่า หากไม่สามารถมีตัวแทนของเขาในประเทศนั้นๆ ที่โปร่งใสมีธรรมาภิบาลได้ ก็จะไม่ขอเสี่ยง จะยอมเสียโอกาสไม่มีตัวแทนในประเทศนั้นจะดีเสียกว่า”
“ปัจจุบันเจ้าของสินค้าที่กำลังมองหาคู่ค้ารายใหม่ โดยเฉพาะคู่ค้าจากประเทศในแถบยุโรป ต่างให้ความสำคัญกับการทำงานที่โปร่งใส ตรวจสอบได้ ไม่มีความเสี่ยงต่อการทุจริต จะตรวจสอบข้อมูลของบริษัทอย่างละเอียดดังนั้น การที่เราทำข้อมูลไว้อย่างละเอียด จึงสามารถนำไปดำเนินการต่อทั้งการขอมาตรฐาน การขอรับการรับรองต่าง ๆ ได้ง่าย”
“สำหรับกลุ่ม บริษัท BE Petrothai ทำงานด้วยความโปร่งใสตรวจสอบได้มาโดยตลอด จึงได้รับรางวัล และได้รับการรับรองมาตรฐานทางธรรมาภิบาลจากหลายองค์กร โดยใน พ.ศ. 2562 ทั้ง 5 บริษัทในกลุ่มบี ปิโตรไทยได้ผ่านการรับรองจากโครงการแนวร่วมปฏิบัติของภาคเอกชนไทยในการต่อต้านทุจริต หรือ Thai CAC”
สุดท้าย นวลลดา สิริศรีศักดิ์ กล่าวทิ้งทายว่า Digital Transformation เป็นสิ่งที่ทำได้ในระดับบริษัท SME แม้ไม่สามารถทำให้สมบูรณ์ 100%ในครั้งแรก ต้องมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะระบบข้อมูล ยิ่งสะสมต่อยอด ยิ่งให้ประโยชน์มากขึ้น แม้โควิด-19 จะนำภาวะวิกฤตมาให้ แต่ก็อาจเป็นโอกาสที่จะได้ค้นพบกระบวนการทำงานแบบใหม่ที่ไม่เพียงเพื่อแก้ปัญหาที่ไม่คาดคิดว่าจะเกิด แต่ยังทำให้เราสามารถก้าวข้ามข้อจำกัดในกรอบการทำงานแบบเดิม นำไปสู่วิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
ที่มา: อินทาเนีย ฉบับที่ 4 ปี พ.ศ. 2563 คอลัมน์ สัมภาษณ์พิเศษ โดย กองบรรณาธิการ